Comment optimiser la gestion du portefeuille de commandes

Optimiser la gestion du portefeuille de commandes : Le découpage comme clé de l'efficacité

La gestion du portefeuille de commandes est un axe stratégique essentiel dans la gestion d'une entreprise. Elle joue un rôle central en coordonnant les différentes fonctions opérationnelles pour assurer une gestion fluide et efficace des commandes. Cette gestion ne se limite pas à un simple suivi des commandes ; elle nécessite une approche systématique impliquant plusieurs services clés : le service commercial, l'Administration des Ventes (ADV), la logistique, et le service financier. Le découpage du portefeuille de commandes permet non seulement de catégoriser les commandes, mais aussi de responsabiliser les différents services pour une gestion optimisée.

Un processus collaboratif et structuré

Le découpage du portefeuille de commandes est un processus qui organise et répartit les tâches entre les différents services opérationnels. Cette structuration permet d’attribuer des responsabilités précises à chaque service, ce qui optimise la gestion des commandes et améliore la réactivité de l'entreprise.

1. La supply-chain : Gestion des ruptures

   La Supply-chain est chargée de répondre aux commandes en rupture de stock. Lorsqu'un produit n'est pas disponible, il est crucial d'identifier rapidement les alternatives ou les délais de réapprovisionnement afin de minimiser l'impact sur le service client et de maintenir un flux de commandes fluide.

2. L'administration des ventes (ADV) : Traitement des anomalies

   L’ADV joue un rôle crucial dans la résolution des anomalies et des blocages liés à la livraison. Ce service s’assure que les problèmes de traitement des commandes, tels que les erreurs de facturation ou les retards de livraison, sont résolus efficacement pour éviter des perturbations dans le processus de vente.

3. Le service financier : Gestion des risques

   Le service financier intervient pour traiter les commandes qui sont bloquées en raison des limites de crédit ou des clients à risque. Cette fonction est essentielle pour protéger l’entreprise contre les risques financiers et garantir que les conditions de paiement sont respectées.

4. Le service logistique : Suivi des commandes en picking

   Le service logistique est responsable du suivi des commandes en picking. Cela inclut la gestion des stocks et l’organisation des expéditions pour s'assurer que les commandes sont préparées et expédiées dans les meilleurs délais.

Avantages du découpage du portefeuille de commandes

Le découpage du portefeuille de commandes offre plusieurs avantages significatifs :

• Responsabilisation des services : Chaque service a des responsabilités claires, ce qui permet une gestion plus efficace et une résolution rapide des problèmes.

• Amélioration de la réactivité : En attribuant des responsabilités spécifiques, l’entreprise peut réagir plus rapidement aux différents types de problèmes qui peuvent surgir tout au long du processus de commande.

• Optimisation des réponses aux clients : Le service commercial peut se concentrer uniquement sur les commandes ouvertes sans problème, ce qui lui permet de fournir des réponses plus rapides et précises aux clients.

• Intervention de la direction : Grâce à l’identification des commandes par statut, la direction peut facilement identifier les retards dans le traitement des commandes et intervenir de manière proactive pour résoudre les problèmes.

• Prévision du chiffre d'affaires : Une gestion fine du portefeuille de commandes permet d’estimer plus précisément les prévisions de chiffre d'affaires, ce qui aide à planifier les ressources et les investissements de manière plus efficace.

En conclusion, le découpage du portefeuille de commandes est une stratégie clé pour une gestion efficace et intégrée des commandes. En impliquant l'ensemble des services opérationnels et en clarifiant les responsabilités, il permet d'améliorer la réactivité, de prévenir les problèmes et de maximiser la performance globale de l'entreprise. Une telle approche collaborative et structurée est indispensable pour maintenir un haut niveau de service client et assurer la croissance durable de l'entreprise.