L'annulation des commandes, un mal pour un bien !

Pourquoi est-il crucial d'annuler régulièrement des commandes internes dans un service commercial ?

Dans un service commercial, un sujet souvent délicat à aborder est celui des annulations de commandes. Mais ici, nous ne parlons pas des annulations dues aux clients, mais bien de celles initiées par l'entreprise elle-même. Il est fréquent que des commandes anciennes restent sans facturation en raison de longues ruptures de stock, de blocages commerciaux ou encore d'anomalies non traitées. Alors, pourquoi est-il important d'annuler régulièrement ces commandes internes ?

1. Maintenir une projection réaliste du chiffre d'affaires

Une raison primordiale d'annuler régulièrement les commandes internes obsolètes est d'assurer une projection réaliste du chiffre d'affaires. Le portefeuille de commandes d'une entreprise est l'un des indicateurs clés dans la prévision du chiffre d'affaires. Un portefeuille "sain" doit refléter le plus fidèlement possible les ventes réelles et potentielles. Lorsque des commandes qui ne seront jamais livrées encombrent ce portefeuille, elles faussent la vision de l'entreprise sur ses performances financières futures. L’annulation de ces commandes permet donc de mieux aligner les projections financières sur la réalité des ventes.

2. Optimiser la gestion des stocks

La gestion des stocks est un autre aspect crucial affecté par les commandes obsolètes. Toute commande, même si elle n’est pas destinée à être livrée, peut réserver du stock. Or, les équipes internes savent parfois très bien que certaines de ces commandes ne seront jamais honorées. Lorsqu'un stock est réservé inutilement, il devient indisponible pour d'autres commandes qui, elles, sont prêtes à être livrées. Cela peut conduire à des ruptures de stock pour des produits en forte demande, simplement parce que ces ressources sont bloquées par des commandes inactives. Par conséquent, annuler ces commandes obsolètes permet de libérer ces stocks et d'éviter les pénuries sur des produits qui pourraient être vendus.

3. Assurer une demande nette précise pour la production

Enfin, les commandes obsolètes peuvent sérieusement fausser le calcul de la demande nette communiquée aux usines de production. Les usines se basent sur cette demande pour planifier leur production, et si cette dernière est incorrecte en raison de la présence de commandes fantômes, cela peut entraîner une surproduction. Ce risque de surstockage peut avoir des conséquences financières lourdes, surtout lorsqu’il est multiplié à l'échelle de plusieurs filiales de vente d’un grand groupe. Un portefeuille de commandes épuré permet donc d'envoyer une information plus précise et fiable aux usines, évitant ainsi des coûts inutiles liés à la surproduction.

L'importance d'une initiative proactive de la part du service logistique ou ADV

Dans la pratique, il est rare de voir un service commercial annuler des commandes de sa propre initiative. C'est pourquoi il est essentiel que le service logistique ou le service Administration des Ventes (ADV) prenne les devants. Attention, cela ne signifie pas que ces services doivent annuler les commandes de manière arbitraire. Leur rôle est plutôt de communiquer au service commercial une liste de commandes à annuler, en fonction de critères bien définis et de la saisonnalité de l'activité. Par exemple, envoyer une liste hebdomadaire des commandes à annuler pourrait être une bonne pratique pour maintenir le portefeuille de commandes aussi sain que possible.

Dans l'exemple que je partage (voir photo), deux éléments clés sont à retenir.

Premièrement, il est essentiel de qualifier les commandes par statut et de communiquer de manière concise le montant à annuler. Deuxièmement, la liste des champs doit absolument inclure le nom de l'assistante (ADV) ainsi que le nom du commercial.

En conclusion, l'annulation régulière des commandes obsolètes est essentielle pour une gestion efficace du portefeuille de commandes, une optimisation des stocks et une planification de production précise. C'est un travail d'équipe qui nécessite une communication claire entre les services commerciaux, logistiques et ADV pour garantir le succès de l'entreprise.

Nicolas