Les basiques de la gestion de portefeuille de commandes

Optimiser la gestion des portefeuilles de commandes : Un enjeu stratégique pour les entreprises

La gestion de portefeuille de commandes, souvent appelée "open orders", est un élément crucial pour de nombreuses entreprises. Il s'agit de toutes les commandes ouvertes, c'est-à-dire celles qui n'ont pas encore été facturées, indépendamment de la date de leur enregistrement ou de leur livraison. Cette gestion est essentielle non seulement pour les équipes de ventes et d'administration des ventes (ADV), mais aussi pour les départements financiers et le management de l'entreprise. Explorons comment une gestion efficace des commandes ouvertes peut transformer des opérations commerciales et améliorer la performance financière d'une entreprise.

Classification des commandes ouvertes

Pour gérer efficacement un portefeuille de commandes, il est crucial de classifier les commandes en fonction de divers critères :

1. Par statut : Les commandes peuvent être classées en plusieurs catégories selon leur statut actuel. Voici les principales catégories utilisées :

   • Commandes en rupture : Ces commandes concernent des produits qui ne sont pas actuellement disponibles en stock. Une gestion proactive est nécessaire pour éviter des retards prolongés (dans le meilleur des mondes !) et une insatisfaction client.

   • Anomalie : Il s'agit de commandes présentant des erreurs ou des incohérences, qu'elles soient administratives ou liées à des informations incorrectes fournies par le client.

   • Limite de crédit (credit limit) : Certaines commandes sont en attente en raison de la limite de crédit atteinte par le client. La gestion de ce type de commandes nécessite une collaboration étroite avec le département financier pour décider des mesures à prendre.

   • Blocage de livraison : Les commandes peuvent également être bloquées pour des raisons logistiques ou administratives, comme par exemple des problèmes d'adresses de livraison.

   • Blocage financier : Ce statut concerne les commandes en attente pour des raisons financières, comme des paiements en retard ou des litiges non résolus.

   • Commandes ouvertes : Il s'agit de toutes les commandes qui sont en cours de traitement mais qui n'ont pas encore atteint le stade de la facturation. Les commandes dites en picking sont intégrées dans ce statut. Dans certains cas, il est intéressant de créer un statut picking, en particulier pour monitorer la performance des entrepôts.

2. Par responsabilité : Il est également utile de catégoriser les commandes selon la personne ou le service responsable. Par exemple :

   • Par commercial : Les commandes sont attribuées aux commerciaux en fonction de leurs portefeuilles clients, ce qui permet un suivi précis et une meilleure gestion de la relation client.

   • Par assistante : Les assistantes de vente ou administratives peuvent également être responsables du suivi de certaines commandes, cela dépend bien évidemment des organisations.

Avantages d’une Gestion efficace du portefeuille de commandes

La gestion efficace des commandes ouvertes présente plusieurs avantages significatifs :

• Réduction des communications inutiles : Une gestion rigoureuse permet de diminuer les communications redondantes telles que les emails et appels téléphoniques pour demander "Où en est ma commande ?". En ayant une vue claire et actualisée des statuts des commandes, les équipes peuvent répondre plus rapidement et plus précisément aux demandes des clients.

• Amélioration de la conversion des commandes en facturation : L'objectif ultime de la gestion des commandes ouvertes est de transformer ces commandes en factures aussi rapidement que possible. Cela accélère le cycle de vente et améliore les flux de trésorerie de l'entreprise.

• Support à la prise de décision : Les informations obtenues à partir d'un portefeuille de commandes bien géré peuvent être précieuses pour la direction. Elles offrent une vue d'ensemble de l'activité commerciale, ce qui aide à la prise de décisions stratégiques et à l'établissement de projections de chiffre d'affaires.

Une application métier dédiée

Pour une gestion optimale, il est souvent nécessaire d'utiliser une application métier dédiée, qui peut être utilisée par les équipes de ventes, d’ADV, de finances, mais aussi par la direction. Une telle application permet une gestion centralisée des commandes, favorisant une approche à la fois terrain (pour les équipes de vente) et siège (pour les équipes de gestion et direction).

En conclusion, la gestion de portefeuille de commandes est bien plus qu'une simple opération administrative. C'est un levier stratégique qui, lorsqu'il est bien géré, peut transformer la performance d'une entreprise. En investissant dans des outils appropriés et en formant les équipes à leur utilisation, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi renforcer leur position concurrentielle sur le marché.

Nicolas